Implementering handler om hva man må gjøre for å etablere et tilbud slik det er tenkt. Å arbeide planmessig, målrettet og systematisk er essensielt for å lykkes. Fra forskning vet vi at det er noen faktorer som er særlig viktig å inkludere i det systematiske arbeidet.
Implementeringsarbeid kan sammenliknes med andre prosesser der man skal etablere eller skape noe, og der man vet hvordan endeproduktet skal bli. For å lykkes er det nødvendig med en strukturert og planlagt prosess, kunnskap og ferdigheter, samt tilstrekkelige rammebetingelser.
Faktorer med betydning for god implementering
Det er gjort forskning på hvordan man lykkes med implementering og hvilke faktorer som har betydning for at en intervensjon eller tiltak blir gjennomført og vedlikeholdt på best mulig måte. Vi vil her trekke fram noen av de mest sentrale. Det kan være lurt å være bevisst på disse, og ta aktivt stilling til hvordan man ivaretar dem gjennom en implementeringsprosess for å sikre best mulig gjennomføring og senere vedlikehold.
Vær samtidig klar over at faktorene beskrevet her, kun er noen av mange som kan ha betydning. Forskningslitteraturen beskriver mange flere, og det vil variere fra prosjekt til prosjekt hvilke som er viktigst. Hvis du ønsker å vite mer om dette, anbefaler vi deg å se gjennom videoene under «Hvis du vil vite mer».
Støtte fra ledelsen
Den første faktoren og den som oftest blir trukket fram som den viktigste faktoren er at tiltaket er godt forankret i ledelsen og at lederskapet er sikret på lang sikt. Det er også viktig at ledelsen er aktiv og støttende i hele prosessen. Dette vil si at ledelsen er med å forberede organisasjon for innføring av tiltaket for så etter hvert å sikre at det kan blir gjennomført og vedlikeholdt etter hensikten. I tillegg er det vesentlig at ledelsen gir sin fulle støtte til tiltaket som iverksettes. Slik vil ledelsen ta sin del av ansvaret for implementeringskvaliteten.
Organisasjonen er rigget for endringene
Det er viktig at organisasjonen er rigget for endringene som er nødvendige for å etablere det aktuelle tiltaket. Dette innebærer blant annet at økonomiske og personalmessige ressurser er på plass. Det må videre etableres et implementeringsteam og eller prosjektgrupper som skal lede implementeringen av tiltaket. Det er av stor viktighet at teamet har fått definert sin rolle i arbeidet, samt at det har tilstrekkelig støtte fra organisasjonens ledelse til å utføre sitt arbeid. I tillegg må nødvendige verktøy være tilgjengelige og organisatoriske strukturer må være planlagt og på plass. I implementeringslitteraturen snakkes det om en organisasjons «readiness». Det kan forstås som en vurdering av om organisasjonen er tilstrekkelig rigget- eller klar for å etablere det nye tiltaket. Sjekklister kan brukes for å kartlegge dette.
Motivasjon
Motivasjon er viktig på alle nivå i organisasjonen. Om den ikke er til stede, vil det være vanskelig å få til endringsarbeidet. Dersom tiltaket oppleves som nødvendig, relevant og meningsfullt, er det større sjanse for at gjennomføringen vil skje slik som planlagt og dermed at alle involverte aktører følger implementeringsstrategien lojalt. De samme faktorene kan og ha betydning for målgruppens motivasjon for å delta i tiltaket.
Kompetanse
Som nevnt over så er organisasjonens kompetanse til å gjennomføre tiltaket viktig forutsetning for å kunne lykkes. Med kompetanse menes at de som skal utøve tiltaket har de nødvendige kunnskaper og ferdigheter. Det igjen kan innebære at de trenger opplæring i den aktuelle metoden. Opplæringen bør sikre at utøverne både får god kunnskap og teoretisk forståelse for metoden og de nødvendige ferdighetene som skal til for å utøve den. I tillegg viser det seg at ferdighetstrening og veiledning etter endt opplæring, er med på å sikre varighet og kvalitet i tilbudet. Det er vesentlig å kartlegge tidlig hvilken kompetanse organisasjonen trenger for å etablere et tilbud. I tillegg må det utvikles systemer som sikrer kompetansen i organisasjonen ved turnover av ansatte. Altså at man allerede tidlig i prosessen legger planer for hva som skal skje når noen av fagfolkene som har etablert den nye kompetansen slutter, og hvordan man sikrer at nyansatte også får denne.
Gode kvalitets- og planleggingsverktøy
Det siste vi trekker fram her er viktigheten av å nytte gode kvalitets- og planleggingsverktøy i hele prosessen. Planleggingsverktøyene bør involvere alle ledd av implementeringen, og de kan legge grunnlag for prioriteringer for gjennomføringen. Planen bør ha fokus på faglige faktorer, men også på personressursmessige og økonomiske detaljer, hvordan få til god administrativ støtte i prosessen og ikke minst hva som kan hemme og fremme gjennomføringen. En god plan legger også grunnlaget for å kunne ta gode beslutninger underveis og for å kunne gjøre klare vurderinger/evalueringer av planer og prosess underveis. I Hva må du gjøre-modulen vil det ligge flere sjekklister og verktøy som kan benyttes i planarbeidet.
Kontinuerlig kvalitetssikringsarbeid
Det kan være lett å jobbe mye med implementeringsarbeid i en etableringsfase, for så å slippe litt opp når tilbudet er i gang. For å lykkes med god implementering, kan det være lurt å se på implementeringsarbeidet somkontinuerlig kvalitetssikringsarbeid man jobber med fra beslutningen om etablering er tatt og så lenge tilbudet eksisterer. Altså et langsiktig arbeid som gjør at man klarer opprettholde tilbudet med god kvalitet over tid. Kontinuerlig implementeringsarbeid sikrer at tiltaket overlever selv om det skjer ting i organisasjonen som turnover av ansatte, ny politisk ledelse, endret implementerings-/organisasjonsledelse eller nye satsingsområder.