Verktøyene som hører til fase IV vil hjelpe deg å planlegge for vedlikehold og videreføring av tiltaket du har implementert. Erfaringene dine fra fase III, vil i første omgang gi et grunnlag for å vurdere om bruk av tiltaket skal fortsette eller ikke. En viktig oppgave i denne fasen er å ta stilling til om tiltaket fortsatt skal brukes, men også å ta beslutninger om hvilken måte dette skal skje på.
I fase IV skal det gjøres en endelig vurdering av tiltakets nytteverdi, og en beslutning om tilbudet skal fortsette. Dersom man kommer frem til at tilbudet skal fortsette, må man også ta stilling til eventuelle nødvendige justeringer av tiltaket og implementeringsplanen. Informasjonen dere har samlet i fase III blir nyttig når du skal ta disse beslutningene. I tillegg kan synspunkter fra andre interessenter (f.eks. interesseorganisasjoner, leder i samarbeidende tjenester, brukerrepresentanter og politikere) innhentes før anbefaling og beslutningen om videreføring av tiltaket skal tas.
Viktige faktorer for å lykkes i fase IV
- Nye rutiner har blitt vanlig praksis. Bruk av tiltaket krever ikke lenger ekstra innsats. Tiltaket oppleves som nyttig og verdifullt av brukere og fagfolk.
- Rutiner for oppfølging og kvalitetssikring er etablert som en del av tiltaket. Tiltaket blir ikke lenger omtalt som et prosjekt, men er en del av det ordinære tjenestetilbudet.
- Tjenesten/kommunen har planer og rutiner for vedlikehold av tiltaket (dvs opplæring, veiledning, rekruttering, støtte etc).
- Videreføring av tiltaket er integrert i de eksisterende styringsdokumenter for tjenestene.
Vurderinger av hvilke tilpasninger som eventuelt må gjøres dersom tiltaket skal videreføres hører hjemme i denne fasen. Man må ta stilling til hvilke endringer som må gjøres i implementeringen for en varig eller langsiktig etablering av tilbudet. Det kan typisk være ting som hvordan man får forankret tilbudet i varige planer og strukturer, hvordan man håndterer turnover av ansatte, hvordan man sikrer opplæring for nye ansatte, hvilken kommunikasjon som er nødvendig for å sikre lederstøtte i organisasjonen over tid ved skiftende politisk og administrativ ledelse.
Verktøyene I denne fasen kan være til hjelp i vurderingene dere må gjøre.